องค์ประกอบของสารสนเทศ

องค์ประกอบของสารสนเทศ

• ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ภาพ เสียง วีดีโอ หรือ ข้อมูล คือข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจ ไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือ เหตุการณ์ต่าง ๆ ดังนั้นการเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจนั่นเอง
• สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่มีความหมายซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ ดังนั้นสารสนเทศจึงหมายถึงข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสมและถูกต้อง เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ อยู่ในรูปแบบที่ใช้งานได้ และจะต้องอยู่ในช่วงเวลาที่ต้องการ
• ระบบสารสนเทศ การดำเนินการในองค์กรหนึ่ง ๆ มีการจัดเก็บข้อมูล การรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบ มีขั้นตอนการดำเนินการ การดำเนินงานสารสนเทศจึงเป็นงานระบบที่เรียกว่า ระบบสารสนเทศ การจัดทำสารสนเทศจะทำให้เกิดความรอบรู้ที่จะใช้ช่วยในการตัดสินใจหรือวางแผนในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถแบ่งแยกประเภทสารสนเทศออกตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้นได้ ดังนี้
  1. สารสนเทศที่ทำประจำ เป็นสารสนเทศที่จัดทำขึ้นเป็นประจำ และมีการดำเนินการโดยสม่ำเสมอ เช่น การทำรายงานสรุปจำนวนนักเรียนที่มาโรงเรียนในแต่ละวัน เป็นต้น
  2. สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย ตามข้อกำหนดของแต่ละประเทศจะมีการให้ทำรายงานส่งเพื่อการต่าง ๆ เช่น งบดุลของบริษัทที่ต้องทำขึ้น เพื่อยื่นต่อทางราชการและใช้ในการเสียภาษี เป็นต้น
  3. สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ ในการดำเนินงานต่าง ๆ บางครั้งจำเป็นต้องทำรายงานข้อมูลมาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ


• ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ
  1. บุคลากร เป็นส่วนประกอบที่สำคัญ จะเป็นผู้ดำเนินการในการทำงานทั้งหมด จึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
  2. ขั้นตอนการปฏิบัติ เป็นระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ ในรูปแบบที่จะทำให้เป็นสารสนเทศได้
  3. เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการสารสนเทศ คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผล คัดเลือก คำนวณ หรือพิมพ์รายงานผลตามที่ต้องการ คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่าง ๆ จึงเป็นองค์ประกอบหนึ่งของระบบสารสนเทศ
  4. ซอฟต์แวร์ คือลำดับขั้นตอนคำสั่งที่สั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซอฟต์แวร์จึงหมายถึงชุดคำสั่งที่เรียงเป็นลำดับขั้นตอนสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานต้องการ และประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
  5. ข้อมูล เป็นวัตถุดิบที่ทำให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกันขึ้นกับสารสนเทศที่ต้องการ เช่นในสถาบันการศึกษามักจะต้องการสารสนเทศที่เกี่ยวกับข้อมูลนักเรียน ข้อมูลผลการเรียน ข้อมูลอาจารย์ ข้อมูลการใช้จ่ายต่าง ๆ เป็นต้น